Четвертый принцип GMP: Системность документации

Александр В. Александров,

президент группы компаний ВИАЛЕК (www.vialek.ru), Исполнительный директор Международной Фармацевтической Ассоциации Уполномоченных Лиц, аудитор Европейской Организации Качества (EOQ)

Документация на фармацевтическом производстве имеет первостепенное значение. Структура и содержимое документа очень многое говорит инспектору о культуре производства, о знаниях ключевых руководителей, о фактическом соблюдении персоналом принципов GMP. Без надлежащей системы документации просто невозможно рассчитывать на сертификацию по GMP. Существующая на предприятии документация – это единственная защита производителя при обвинениях в нарушении принципов GMP (например, при расследовании со стороны регуляторного органа).

Каждая компания создает документацию основываясь на своем опыте, компетентности персонала, потребностях и специфике деятельности. Кто-то, воспитывает «поколение бюрократов», кто-то ставит своей задачей достижение исключительно бумажных результатов, кто-то ничего не документирует полагаясь на квалификацию персонала. Однако важно понимать, что некогда популярный вид спорта – карабканье по бумажным горам уже не популярен, да и время, когда документы оценивались килограммами уже прошло. Сейчас тот, кто говорит о том, что GMP это «Give More Paper» (давай больше бумаги, не жадничай) скорее враг, чем друг GMP.

Устное общение, телефонное право, громкие указания не могут обеспечить четкого выполнения работником тех или иных действий. А вот четкая и структурированная документация позволяет предупреждать ошибки персонала, вовремя их выявлять, устранять и прослеживать все этапы производства лекарственных средств.

Приступая к созданию системы документации необходимо помнить, что документы важны, документы нужны, но и не стоит возводить их в статус некоего божества, которое решит все ваши проблемы.

Система документации

На каждом предприятии должна быть система документации. Важно понять, что одинаковых систем документации не бывает. Конечно, можно взять, купить, да и просто скачать множество документов, только важно при этом задавать себе вопрос «А насколько это приблизит нас к цели по подтверждению GMP?». Важно помнить, что каждый документ – это источник знаний, это набор требований и алгоритм работы. И от того, насколько четко определена структура документации, насколько хорошо организована работа по разработке и обороту документации зависит четкость функционирования всей системы качества. Не случайно процесс создания и ведения документации считают одной из наиболее ответственных, трудоемких и сложных проблем при внедрении GMP.

Как правило, система документации бывает трехуровневая или четырехуровневая. На каждом уровне находятся документы определенного типа с заранее установленной степенью детализации (см. рис.1). Внешние документы используются для разработки и согласования внутренних документов, внутренние документы – для работы персонала.

Для каждого типа документов необходимо определить ответственных за их разработку, обращение и периодическую актуализацию. Как правило, за поддержание всей системы документации ответственность несет Отдел обеспечения качества (ООК), а руководители структурных подразделений – каждый за свой тип документов.

Необходимые документы

Уверен, что каждому из нас приходится участвовать в дискуссиях в отношении того, а сколько же документов достаточно для внедрения GMP? А какие документы должны быть? А что документ должен содержать? А как он должен правильно называться? Ответы на эти вопросы у каждого свои. Каждое предприятие может по-своему называть, оформлять и структурировать различные типы внутренних документов с одним лишь условием – должны быть учтены все требования к содержанию таких документов, изложенные в национальных принципах GMP. Но и интерпретация требований GMP в отношении документации не самая простая работа.

Документы могут быть на любом носителе (бумажный, электронный). Однако нужно признать, что 99% производств работают с бумажными экземплярами. Поддержание электронного документооборота требует валидации компьютеризированной системы в соответствии с Приложением 11 GMP. При этом в GMP четко указано, что документы не могут быть рукописными.

Стандартные операционные процедуры

СОП – это внутренний документ, который подробно описывает последовательность выполнения необходимых действий. СОП – это очевидно самая мифическая категория GMP-документов. О СОП составляют легенды, им посвящено множество статей и слез специалистов. На фармацевтическом производстве количество СОП может варьировать от 50 до 5000 штук. Признаками хорошего СОП является наличие четких ответов на вопросы «Кто?», «Когда?», «Где?» и «Как?» его выполняет, в «Какой?» последовательности, с помощью «Каких данных, инструментов и приспособлений?», «Каким образом?» регистрирует и протоколирует ее выполнение, «Что?» является результатом ее выполнения.

В виде СОП могут составляться и инструкции по эксплуатации и/или обслуживанию оборудования, инструкции по работе с приборами, инструкции по очистке и т.п.

Спецификации контроля качества

Четвертый раздел первой части GMP требует от производителя составления спецификаций на все исходное сырье, упаковочные материалы и готовую продукцию. При необходимости разрабатываются спецификации на полупродукты и нефасованную продукцию. Как правило, все спецификации разрабатываются на этапе фармацевтической разработки препарата, уточняются при его регистрации и на этапе одобрения конкретного поставщика. Хорошей практикой считается согласование спецификаций с производителями используемого сырья и материалов. Объем требований всех спецификаций определяется стратегией контроля качества выпускаемого препарата.

Нельзя забывать и о том, что к данной категории необходимо также отнести спецификации пользователя (URS, User Requirement Specification) на все объекты инфраструктуры (оборудование, инженерные системы).

Производственные документы

Данная категория прежде всего включает производственную рецептуру, технологическую инструкцию и инструкции по упаковке для каждого размера серии и дозировки лекарственного препарата. В отечественной практике существуют еще и промышленные регламенты, на основании которых разрабатываются все документы для производственного персонала.

GMP предполагает, что технологические инструкции и инструкции по упаковке являются основой для формирования досье серии. Соответственно, многие предприятия оформляют эти документы в виде заполняемых бланков (протоколов производства и упаковки серии препарата). 

Протоколы и другие записи

Что такое «запись» (records)? Запись – это документальный след (проще – результат) выполнения требований какого-либо документа. Именно записи являются подтверждение выполнения конкретных действий. Это своеобразный индикатор степени соответствия GMP. К записям относят протоколы производства и упаковки препаратов (элементы досье серии), журналы эксплуатации и обслуживания оборудования, протоколы контроля качества, сертификаты качества, накладные, акты, ведомости и т.п. Все записи должны быть учтены ООК, каждая должна иметь стандартную форму (часто называют, заполняемую форму), иметь установленные правила заполнения и внесения изменений. Все страницы записи (протокола, журнала) нумеруются и учитываются в специальных реестрах. При необходимости записи прошнуровываются. GMP не устанавливает перечня записей, которые должны быть прошнурованы, это полностью зависит от национальных требований и степени доверия своему персоналу.

Часто возникает потребность перенести данные из одной формы в другую, например из журнала испытаний в сертификат качества, или из журнала обслуживания оборудования в отчет по квалификации (OQ). Это критическая операция, и соответственно должна выполняться по принципу «четырех глаз» – один перенес, другой проверил.

Важно принять тот факт, что использование карандаша, корректирующей жидкости или простого способа вырывания листов приравнивается к понятию «фальсификация первичных записей» со всеми вытекающими последствиями. Еще о чем важно помнить, подпись – это не просто творческая роспись, это подтверждение факта выполнения работником своих функциональных обязанностей.

Обращение документов

Разработка документа

Как правило, для каждой категории документов составляется отдельный СОП, по которой в дальнейшем составляется конкретный документ и в которой описываются все необходимые нюансы разработки.

Подготовка документов требует времени и специальных аналитических навыков, способностей и знаний. Сколько документов может разработать один специалист в течение месяца? Основываясь на практике, можно считать от двух до пяти, в зависимости от объема, сложности и его компетентности. Неизбежно, в каждой компании встает вопрос, либо годами ждать появления системы документации, либо привлечь достаточное количество персонала. Кого выбрать? Есть практики, которые не умеют «стройно» сложить слова, есть теоретики, которые и понятия не имеют, как это выполняют на практике. Поэтому, основная задача – выявить способный персонал, изменить психологию и внутренние установки типа «Главное чтобы было написано!», а также обратить внимание на мотивацию разработчика.

Каким должен быть объем документа? Не правы те, кто стремится к описанию абсолютно всего, любого движения в компании. Но, не правы и те, кто пытается уменьшить объем документов в надежде на то, что отсутствие детальных действий эквивалентно необязательности их выполнения, – контроль будет осуществляться в любом случае.

Все действия, обеспечивающие соблюдение GMP требуют четкой определенности. И если эта определенность не задана, персонал найдет ее самостоятельно, причем максимально удобную для себя.

Однако, когда документ громоздкий – в нем становятся неизбежны неточности и ошибки, а сам документ будет обречен на забвение, с другой – когда документ краткий, появляется потенциальный риск необоснованного увеличения количества документов, что приводит к потере приоритетов и управляемости в целом.

Из практики, одним из самых успешных решений проблемы объемности и наглядности документа становится применение блок-схем, таблиц, чертежей и фотографий, в качестве альтернативы письменному описанию. К тому же, такую блок-схему можно размещать непосредственно на рабочем месте для удобства пользования и визуализации.

Документ должен быть полностью понятен исполнителю, другими словами написан на языке исполнителя. А давайте проверьте себя: «Авторизованный персонал ревьюирует полученные траблы для резюмирования превентивных действий»? Красиво, но, пожалуй, с фанатизмом! Ведь, оператор даже при большом желании не сможет сделать «джамп», если не знает что по-английски это означает «прыгнуть».

Согласование и утверждение документа

После разработки каждый документ должен пройти процедуру согласования. Процедура заключается в оценке компетентными специалистами содержимого документа, его реальности, адекватности и возможности исполнения со стороны персонала.

Одной из хороших тенденций последних лет является согласование проекта документа в группах – документ не идет по кругу сначала к одному, потом к другому и так до бесконечности, а в назначенное время все согласующие лица проводят групповую дискуссию с разработчиком документа. Все замечания и предложения сразу же обсуждаются, анализируются и при одобрении вносятся разработчиком в финальную версию документа.

Стоит отметить и возможности управления рисками (Часть 3 GMP). Достаточно легко можно проранжировать все документы по степени критичности. И соответственно, критические документы будут проходить по стандартной схеме согласования, важные документы – по упрощенной (только задействованными подразделениями) и простые документы – можно утверждать без согласования. Это значительно упрощает процедуру согласования и уменьшает нагрузку на руководителей, более того – повышает сознательность разработчика.

Документ должен быть результатом договоренности между структурными подразделениями и служить лишь памяткой об этом. В противном случае, документ бесполезен, – смежное подразделение не будет его исполнять или будет, но «максимально неэффективным способом», тихо саботируя.

Отсутствие четкой формализации отношений между подразделениями приводит к конфликтам, несогласованности действий и риску невыполнения предусматриваемых действий. Полностью согласованный документ, основанный на компромиссе различных подразделений – это как раз тот справедливый судья, которого всегда не хватает. Результат – не будет споров о том, кто должен делать и на ком лежит ответственность за каждое описанное действие.

К тому же, для уменьшения риска «несогласованности», целесообразно «отобрать» у руководителя компании право утверждения документов системы качества, точнее по максимуму делегировать его руководителям, ответственным за конкретную деятельность.

Распространение и использование документа

Каждый документ и заполняемая форма должен содержать уникальный номер (идентификационный код), который присваивается по унифицированной на предприятии процедуре. Код может быть буквенный, цифровой или комбинированный. Выбор системы кодирования, это вопрос творчества специалистов каждой конкретной компании. Главное – система кодирования должна быть единой в компании, доступна для понимания, легка в расшифровке, и «сходу» определяющая категорию и назначение документа.

В вопросе обращения контролируемых документов, самое главное – обеспечить использование исключительно санкционированных (учтенных) копий документов. Как правило, принципы обращения документов формируются исходя из уровня доверия своему персоналу. Здесь каждая компания применяет свой подход:

• одна компания оформляет каждую копию на листах цветной бумаги. При этом цвета распределяются по месту назначения (например – экземпляр для ОКК на голубой бумаге, экземпляр складского хозяйства – на желтой, экземпляр цехов – на светло-зеленой и т.п.),
• другая компания, маркирует каждый лист документа штампами в надежде на то, что это остановит персонал от несанкционированного копирования,
• третья компания изымает всю документацию из обращения, и устанавливает порядок выдачи каждого документа в работу по отдельно оформленному запросу с последующим возвратом,
• внесение в должностную инструкцию персональной ответственности за использование и/или укрывательство в использовании неучтенных копий с формулировкой «нарушение трудовой дисциплины», и как следствие выговор вплоть до последующего увольнения и т.п.

Принципиальным условием, должно являться наличие статуса документа на каждой его копии, и невозможность порчи или подмены оригинала. Такое условие достигается путем установления четкой ответственности за авторизацию для каждой категории документа.

Все используемые документы используются в одном из трех возможных статусов – оригинал, копия или информационный (архивный) – см. табл.1.

Идентификация документа проводится путем указания статуса на титульном листе каждого экземпляра. Использование в практической работе документов со статусом «Для информации» или без промаркированного статуса не допускается. Копирование документов с учтенных копий или информационных экземпляров не допускается. При необходимости подготовки дополнительной копии документа, фотокопия изготавливается исключительно с оригинала при наличии разрешения лица, ответственного за такой тип документа. Еще одним хорошим правилом считается маркировка статуса документов предприятия, передаваемых в сторонние организации. В таком случае фотокопия маркируется штампом «Для информации».

Хранение и архивация документа

Все документы и записи должны храниться в условиях, которые обеспечивают легкость и скорость поиска и исключают возможность повреждения или потери. Общепринятыми правилами хранения в твердом виде, является структурированное хранение в папках для бумаги со скобами, с четкой классификацией по определенному признаку.

Внесение изменений

Рано или поздно в каждый документ вносятся изменения. Иногда возникает потребность внести изменения и в записи. GMP устанавливает четкие требования в отношении процедуры внесения изменений. Любое изменение, внесенное в запись на документ должно быть завизировано и датировано. Изменение должно позволять чтение исходной информации. В соответствующих случаях необходимо фиксировать и причину внесения изменений. В документах (СОП, спецификации, инструкции и т.п.) часто для этой цели используется раздел «История документа»). При издании новой версии документа все экземпляры его предыдущей версии изымаются и уничтожаются.

Отсутствие единой согласованной системы внесения изменений может свести на нет все усилия в постановке документации. Все изменения в документы должны тщательно оцениваться, санкционироваться заинтересованными лицами и своевременно доводиться до сведения персонала. В основном проблемы возникают с последним – как персонал должен быть проинформирован об изменениях? Как правило, это документированное ознакомление и/или обучение. Особое внимание необходимо уделить подтверждению понимания персоналом характера внесенных изменений, и надежности идентификации измененных частей самого документа.

Много споров возникает по срокам пересмотра документов. В таком вопросе, необходимо различать два основных понятия «пересмотр» и «актуализация». «Пересмотр» – как правило, это переиздание версии документа, связанное с внесением значительных изменений или окончанием срока действия документа. «Актуализация» – это поддержание актуальности действующего документа, не всегда ведущее к его пересмотру. Другими словами, документ может быть бессрочным и пересматриваться только при значительных изменениях, при этом актуализация должна осуществляться не менее одного раза в год. К примеру, для стандартных операционных процедур целесообразно не устанавливать срока пересмотра, т.е. вводить их на неопределенный срок, но при этом ежегодно проводить актуализацию, и при необходимости их пересматривать. Такой подход позволяет значительно сократить усилия на «бумаготворчество», и больше внимания уделять достоверности документов.

Как правило, после аннулирования, любой документ системы качества, включая СОП и инструкции по эксплуатации оборудования, целесообразно хранить не менее одного года по истечению срока годности серии препарата, для которой он был использован напрямую или косвенно в производстве или контроле качества, но не менее 5 лет. Это позволяет, на случай расследований, достоверно оценить потенциальные риски всех действий, выполненных по таким документам.

Заключение

Каждое предприятие может создать систему документирования, основываясь на своем опыте, потребностях и специфике деятельности, но эта система должна отвечать требованиям GMP. Девиз GMP – то, что не записано, того не существует! Поэтому опишите то, что Вы будете делать, делайте то, что Вы написали. Если Вы не записали то, что Вы сделали, значит, Вы этого не делали! 

Статья опубликована в газете "Казахстанский Фармацевтический Вестник"